Možda ste dobili zadatak da pripremite detaljno izvješće za koje bi u normalnim okolnostima bilo potrebno oko 40 sati posla, ali vam je tvrtka dala rok od dva tjedna. Velika je vjerojatnost da ćete, kao i većina nas, “razvući” posao na cijela dva tjedna (oko 80 sati rada), umjesto da optimizirate svoju provedbu i sve napravite za pola toga vremena. Ne brinite, niste jedini: to je efekt Parkinsonovog zakona.
Što je to Parkinsonov zakon?
Cyril Northcote Parkinson, britanski pomorski povjesničar i pisac, napisao je 1955. godine u svom satiričnom eseju, objavljenom u časopisu The Economist, da se “rad produžuje onoliko koliko nam je potrebno da ispunimo vrijeme koje nam je na raspolaganju za njegovo dovršenje”. Ovu teoriju, koja se temelji na njegovom iskustvu u državnoj službi, nazvao je Parkinsonovim zakonom. Tijekom godina, njegova je teorija dobila značajno mjesto u organizaciji radnih zadataka.
Kako Parkinsonov zakon utječe na produktivnost
Prema Parkinsonovom zakonu, umjesto da efikasno radimo na tome da napravimo više posla u kraćem vremenskom razdoblju – mi produžujemo proces. Zbog toga imamo mnogo veću vjerojatnost prokrastinacije i naša produktivnost pada. Za britanskog povjesničara ova paradigma ima nekoliko izravnih posljedica na naš rad.
- Ulažemo manje napora: Prema Parkinsonovom zakonu, ukoliko imamo više vremena nego što nam je potrebno za dovršenje zadatka, radit ćemo sporije – sve dok dodijeljeno vrijeme ne prođe – umjesto da prihvatimo izazov dovršenja zadatka u najkraćem mogućem roku.
- Koristimo cjelokupni raspoloživi budžet: Kada posao uključuje upravljanje budžetom, često odlučimo upotrijebiti puni iznos, čak i kada je potpuno jasno kako to nije potrebno. Ova je odluka često pokrenuta strahom da, ako ćemo u budućnosti trebati i tražiti veći budžet, nećemo ga dobiti jer se prethodno to pokazalo nepotrebnim.
- Pretjerano kompliciramo zadatak koji je pred nama: Ako provedemo više vremena nego što je stvarno potrebno za izvršavanje zadatka, naš posao postaje složeniji. To može biti kontraproduktivno naročito ako nam je potreban samo brz, sažet odgovor na određeno pitanje.
- Skloni smo više vremena posvećivati trivijalnim zadacima: To zovemo zakonom trivijalnosti koji je izravno povezan s Parkinsonovim zakonom. On implicira da će u takvim situacijama manje važni zadaci dobiti veću važnost od onih koji bi nam zaista trebali biti važni. Na taj način će ti važni zadaci – koji u svakodnevnom poslovanju tvrtke “definiraju” stvarni kapacitet tvrtke te su ključni za ostvarenje dugoročnih ciljeva – na kraju izgubiti onu težinu koju bi trebali imati.
U situacijama kada se pojavi dodatni pritisak i kada bismo se morali suočiti s negativnim posljedicama nepoštivanja rokova, skloni smo odmaknuti se od Parkinsonovog zakona i postati produktivniji.
Kako izvršiti više zadataka u kraćem vremenskom roku
Najlakši način da pobijedimo Parkinsonov zakon je krenuti sa stavom da ne moramo potrošiti sve vrijeme dodijeljeno za određeni zadatak ili projekt. Ovdje nije riječ o opsesivnom pokušaju skraćivanja krajnjeg roka – u projektima može doći do kašnjenja pa će nam ponekad biti potrebno cijelo dodijeljeno vrijeme – niti o potencijalnom preuzimanju na sebe prevelikog broja zadataka. Riječ je o tome da pronađemo ravnotežu između naše stvarne produktivnosti i količine vremena potrebnog za dovršenje zadatka. U tomu nam mogu pomoći tehnike upravljanja vremenom:
- Koristite tehniku blokiranja vremena: Svakoj aktivnosti posvetite određeni vremenski blok. Na taj ćete način izbjeći prekide i distrakcije te tako svoje vrijeme iskoristiti u potpunosti. Odvojite, primjerice, 50 minuta za pripremu izvještaja, zatim 10 minuta za odgovaranje na e-mailove, još 70 minuta za rad na izvještaju i nakon toga se 15 minuta odmarajte. Pažljivo organizirajte raspored obavljanja zadataka, izbjegavajte kaos i nepotrebno “razvlačenje” zadatka.
- Primijenite dvominutno pravilo: Ovo je osnovno pravilo metode GettingThings Done (GTD) koju je osmislio David Allen, savjetnik za produktivnost. Govori da bez odgađanja obavimo svaki zadatak koji možemo obaviti za manje od dvije minute.
- Slijedite Pareto princip: Često nazvan pravilom 80/20, ovaj princip kaže da 80% rezultata dolazi od 20% napora koji ulažemo u neki zadatak ili projekt. Imajući to na umu, naš je zadatak utvrditi koje su aktivnosti najvažnije, a zatim im posvetiti najviše vremena.
- Kreirajte vlastitu metodu: Gore navedene tehnike upravljanja vremenom nude općenita pravila, no i sami možete stvoriti vlastitu metodu koja najbolje odgovara vašim svakodnevnim aktivnostima i izazovima. Ako vam, primjerice, distrakcije u okolini zadaju najviše problema, stvorite pravila i rutinu koji se fokusiraju na njihovo minimaliziranje. Ako pak poslove ostavljate za zadnji čas, kreirajte sustav s realnim rasporedom vremena kojega ćete se pridržavati.
Nemojte dozvoliti da vas Parkinsonov zakon uvuče u taktiku odgađanja i konfuziju. Usudite se “izazvati” rokove koji su vam dodijeljeni kao i svoju sposobnost da posao obavite u kraćem vremenu. Ne samo da će to poboljšati vaše rezultate, već će i podići razinu vašeg osobnog zadovoljstva.
>> Više poduzetničkih tema čitajte na: www.poduzetnik.biz
Pročitaj i ovo:
- To-be lista: Ovo su jedina pitanja koja si vrijedi postaviti na kraju dana
- Ovako generacija Z mijenja obrasce prehrane i prehrambenu industriju
- 12 načina da zdravo jedete bez obzira na to koliko ste zauzeti poslom
Pretplati se na tiskano izdanje časopisa Naturala Life ili na digitalnu verziju na platformi Magzter i uživaj u sadržajima koji ispiriraju i mijenjaju perspektivu. Promaknula su ti prethodna izdanja časopisa Naturala Life i Naturala Health? Pročitaj ih online!
