Kristina Zvonar Brkić doktorica je biokemijskih znanosti, ali ju je život prije desetak godina odnio u područje standardizacije i organizacije. Školovala se 2011. godine u Sjedinjenim Američkim Državama kod najpoznatije američke profesionalne organizatorice Julie Morgenstern i od tada se tim poslom bavi u Hrvatskoj. Nedavno je svijetlo dana ugledala njezina prva knjiga iz tog područja Vrijeme i Vi „na ti“.
Na predstavljanju knjige istaknuto je da se svega 20 posto radnog vremena troši na bitno. No, ne postoji univerzalno načelo za upravljanje vremenom koje odgovara svima. Morate ga sami otkriti. Knjiga će vas upoznati s osnovnim principima, alatima i tehnikama, a na vama je da pronađete najbolji način kako upravljati vlastitom energijom, fokusom i zadacima. Savjeti u knjizi daju rezultate, koncipirana je kao dnevnik jer tijekom čitanja zapisujete svoje bilješke, što vas ujedno i potiče da radite na sebi i pratite napredak pri usvajanju novih navika.
Kako bismo vam još boje pojasnili i dokazali da možete obaviti sve – i to odmah danas i na vrijeme, porazgovarali smo malo s dr. sc. Kristinom Zvonar Brkić.
Što vas je motiviralo da napišete knjigu Vrijeme i Vi „na ti“?
– Radom s klijentima na seminarima, vidjela sam da se svi muče s organizacijom vremena, ali sam isto tako shvatila da jedan seminar neće nikoga organizirati. Stoga sam se odlučila na razvoj programa „korak po korak“ u kojem sam obradila 8 glavnih problema kod upravljanja vremenom i ponudila alate kako ih riješiti. Elementi na koje mislim su: upravljanje energijom, razumijevanje vremena, delegiranje, upravljanje zadacima, liste zadataka, ciljevi, fokus i raspored. Ono što želim da čitatelji shvate jest da ih nitko neće organizirati ako to sami ne odluče. Također, želim da shvate da je vrijeme koje će provesti u rješavanju ovih vježbi vrijeme koje su radili na sebi. Nema univerzalnog rješenja, nekakav sustav ima samo smisla ako odgovara upravo onom kome treba. Htjela sam da knjigom čitatelji shvate da mogu riješiti svoje probleme ako ih na pravi način detektiraju – imenuju i ako im se posvete. Stoga knjiga na početku i ima upitnik za svih 8 područja kako bi čitatelj mogao vidjeti kakvo mu je trenutno stanje u razumijevanju i upravljanju tim elementima.
Koji su najveći „kradljivci vremena“, tj. na koje stvari ljudi gube najviše vremena umjesto da se posvete važnijim stvarima?
– Najveći kradljivac naše vlastite energije je multitasking, obavljanje više stvari odjednom. Iako nam se čini da time više posla napravimo, u biti započnemo nekoliko tema, stalno skačemo s jedne na drugu i gubimo jako puno naše energije. A što je najvažnije, nakon nekog vremena nemamo osjećaj da smo nešto i završili. Naravno, ako želimo koncentrirano nešto raditi, onda bi trebalo isključiti sve zvukove naše tehnologije: obavijest o SMS ili Facebook poruci, obavijest o dolasku novog e-maila i slično. Treća vrlo važna stvar je da sve što morate napraviti zapišete. Najgore što si možete napraviti je da si kažete: Zapamtit ću, sjetit ću se. E sad, kako zapisivati, gdje, i kada, o tome se radi u jednoj od vježbi.
Kako im doskočiti, tj. kako više vremena posvetiti važnijim stvarima?
– Tijekom obavljanja posla sjetit ćete se raznih stvari: što još niste napravili, što još morate obaviti poslijepodne, koga morate nazvati i slično. Također, telefon će i dalje zvoniti, a kolege ili ukućani će vas prekidati zbog raznih sitnica. Najveća pogreška koju možete napraviti u tim situacijama jest da prekinete s onim što radite i počnete se baviti novim informacijama. Stoga, kad radite nešto što iziskuje koncentraciju i usredotočenost (pisanje projekta/izvještaja, članka ili diplomskog rada, učenje), imajte pokraj sebe papir i olovku te zabilježite svaki prekid: ideje koje vam padnu na pamet, obaveze kojih se sjetite, telefonski poziv koji ćete naknadno riješiti, zahtjeve kolega, e-mail ili poruku na društvenim mrežama. Poanta je u sljedećem: kad do vas dođe nova informacija, nemojte prestati raditi već se pobrinite da nova informacija ne bude zaboravljena.
Već smo duboko u Blagdanima, Božić je pred vratima, no svejedno dajte našim čitateljima savjet kako se organizirati za to vrijeme.
– Potrebno je samo na vrijeme krenuti s pripremama jer vam to omogućuje da stignete o svemu razmisliti. Uz malo dobre organizacije stvari se mogu promijeniti. Za to će vam trebati nekoliko listova papira, olovka i jedno sat do dva vremena mira. Prvo sastavite popis ljudi kojima želite nešto pokloniti, napišite pored svakog imena poklon koji imate u planu, dućan ili mjesto gdje će te to nabaviti i, naravno, iznos koji možete potrošiti. S tog popisa najčešće možete prekrižiti 10%. Zatim, grupirajte poklone prema lokacijama na kojima ih možete kupiti i stavite u vaš raspored kada ćete to obaviti. Nakon toga, napravite popis za slanje čestitki, popis za jelovnike za Badnje veče, Božićni ručak i ostalo, popis za čišćenje stana – što je to što bi htjeli napraviti kako bi i vaš dom odisao mirom i čistoćom kojom zaslužuje. U ovo možete uključiti i djecu. Zajedno s njima raščistite igračke, pronađite one koje su još dobre i koje bi nekom djetetu bile velika radost te ih odnesite u obližnji Caritas, dječji vrtić, bolnicu ili sl. Na kraju ovih popisa, potrebno je i pogledati budžet. Nema tu neke tajne, znate s koliko novaca raspolažete, ali budite sigurni da ste stavili apsolutno sve na ova četiri popisa kako ne bi bilo neugodnih iznenađenja. Zatim, potrebno je vidjeti koje sve obaveze morate uklopiti u svoj raspored. U pripremama za Božić nisu samo shopping liste i odlasci u dućane, potrebno je i dati si priliku da uđete u samo raspoloženje. Pronađite vrijeme da pogledate neki Božićni film na televiziji ili u kinu, otiđete pogledati žive jaslice ili svjetlosnu bajku u Čazmi. Poslije Božića, kad se sve emocije malo stišaju, zapišite koje ste uspomene stvorili za ove blagdane. To je na kraju, ipak najvažnije. Sretan i Blagoslovljen Božić u krugu ljudi koje volite!
